Arbeitszeugnisse 2025
in 5 Schritten zum rechtssicheren Arbeitszeugnis

Liebe Leserin, lieber Leser,

Arbeitszeugnisse sind immer eine heikle Angelegenheit.

Einerseits sollen sie der Wahrheit entsprechen. Andererseits dürfen sie den Mitarbeiter in seinem beruflichen Fortkommen nicht unangemessen behindern.

Was die Rechtsprechung Ihnen hier an Wohlwollen abverlangt, geht weit – so weit, dass die Wahrheit oft kaum noch erkennbar ist.

Viele Arbeitgeber schreiben deshalb nur noch gute Zeugnisse. So vermeiden sie zumindest unproduktive Rechtsstreitigkeiten.
Eine wirklich gute Lösung sind solche geschönten Zeugnisse aber nicht. Denn wer Zeugnisse schreibt, muss auch Zeugnisse lesen und ist damit auf brauchbare Informationen angewiesen.

Personal aktuell sagt Ihnen...

• wie Sie Arbeitszeugnisse wahrheitsgemäß und trotzdem rechtssicher formulieren, woran Sie zu gute Zeugnisse erkennen,
• wie Sie die Warnhinweise in ehrlich gemeinten Zeugnissen richtig interpretieren,
• was Sie nicht ins Zeugnis schreiben dürfen,
• welche Formalien Sie beachten müssen, um unnötige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden
• sowie zahlreiche Musterformulierungen für alle Aspekte der Leistungs- und Verhaltens-Beurteilung.

Das Prinzip: Wer wann welches Zeugnis bekommt

Auseinandersetzungen um Arbeitszeugnisse sind für Sie als Arbeitgeber eigent­lich nur lästig. Das gilt umso mehr, wenn es lediglich um Formalien geht. So sind Sie auch in Zweifelsfragen des Arbeitszeugnisses auf der sicheren Seite:

Zeugnis auch für Aushilfen und Leiharbeitskräfte

Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer oder arbeitnehmerähnliche Mitarbeiter Anspruch auf ein Zeugnis zum Ende seines Beschäftigungsverhältnisses oder eventuell auch auf ein Zwischenzeugnis. Selbstständigen freien Mitarbeitern müssen Sie demnach kein Zeugnis ausstellen, wohl aber

• Aushilfen und Teilzeitkräften (auch 400-€-Kräften),
• Mitarbeitern, die nur kurze Zeit für Sie gearbeitet haben,
• Auszubildenden, Praktikanten, Volontären,
• Rentnern und Mitarbeitern, die wegen Eintritts in den Ruhestand ausscheiden,
• Leiharbeitnehmern (wenn Sie Verleiher sind, als Entleiher haben Sie Mitwir­kungspflichten),
• GmbH-Geschäftsführern und AG-Vorständen, sofern Sie nicht Mehrheitsge­sellschafter sind.

Auf Verlangen qualifiziertes Zeugnis

Wenn Ihr Mitarbeiter „ein Zeugnis“ wünscht, ist damit regelmäßig ein qualifi­ziertes Zeugnis gemeint, keine Arbeitsbescheinigung. Sie müssen dem Wunsch nachkommen

• bei Beschäftigungsende: der Mitarbeiter kann das Zeugnis schon unmittel­bar nach der Kündigung bzw. Unterzeichnung des Aufhebungsvertrags ver­langen;
• im laufenden Arbeitsverhältnis (Zwischenzeugnis) nur, wenn es hierfür ei­nen triftigen Grund gibt wie Wechsel des Vorgesetzten, Versetzung oder eine längere Arbeitsunterbrechung (z.B. durch Elternzeit).

	Tipp: Verlangt Ihr Mitarbeiter das Zeugnis längere Zeit vor Beschäftigungs­ende, dürfen Sie ihm ein vorläufiges Zeugnis ausstellen. Das motiviert ihn viel­leicht, auch die letzten Beschäftigungswochen und -monate noch korrekt zu arbeiten.Eine schlechtere Beurteilung im Endzeugnis als im vorläufigen oder Zwischenzeugnis ist aber nur zulässig, wenn Sie im Vergleich zu vorher schlech­tere Leistungen nachweisen können (LAG Köln, 22.8.1997, 11 Sa 235/97).

Kein Zeugnis mehr nach Jahren

Fordert Ihr ehemaliger Mitarbeiter das Zeugnis erst Monate oder Jahre nach seinem Ausscheiden, ist es Ihnen eventuell nicht mehr möglich, seine Führung und Leistung zu beurteilen (etwa weil der frühere Vorgesetzte ausgeschieden ist). In einem solchen Fall können Sie das qualifizierte Zeugnis wegen „Verwir­kung“ verweigern und stattdessen eine Arbeitsbescheinigung (einfaches Zeugnis) ausstellen. Darin informieren Sie lediglich über die Person des Mit­arbeiters sowie über Dauer und Art (Aufgabenbeschreibung) des Beschäftigungs­verhältnisses.

	Tipp: Einen festen Zeitpunkt, ab dem der Zeugnisanspruch verwirkt ist, gibt es nicht. Am besten nehmen Sie daher in Ihre Arbeitsverträge eine Ausschluss­klausel auf, wonach sämtliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis innerhalb von (mindestens) 3 Monaten ab ihrem Entstehen geltend gemacht werden müssen. Fordert der Mitarbeiter das Zeugnis dann später, ist der Anspruch ver­fallen. Unabhängig davon verjähren Zeugnisansprüche nach 3 Jahren (§ 195 BGB).

Die äußere Form des Zeugnisses

Arbeitszeugnisse müssen Sie schriftlich auf einem Firmenbriefbogen ausstellen, wobei Sie das Adressfeld nicht ausfüllen, sondern als Überschrift „Zeugnis“, „Ar­beitszeugnis“, „Zwischenzeugnis“, „Ausbildungszeugnis“ usw. wählen. Ein unsauberes Zeugnis (z.B. Flecken, Textverbesserungen) kann Ihr Mitar­beiter zurückweisen. Haben Sie das Zeugnis für den Postversand geknickt, ist dies aber kein Grund, es zu beanstanden (BAG, 21.9.1999, 9 AZR 893/98). Ausrufezeichen, Anführungszeichen, Fettungen oder Unterstreichungen im Text sind unzulässig. Tippfehler müssen Sie auf Wunsch des Mitarbeiters kor­rigieren. Dabei dürfen Sie aber keine inhaltlichen Änderungen vornehmen (BAG, 21.6.2005, 9 AZR 409/04).

Ausstellungsdatum und Unterschrift

Zeugnisse müssen ein Ausstellungsdatum tragen. Üblicherweise wird hier der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses genannt. Das ist zulässig, auch wenn Sie das Zeugnis tatsächlich früher oder später ausgestellt haben. Sie müssen das Zeugnis sogar zurückdatieren, wenn sich die Zeugnisausstellung aus betriebli­chen Gründen verzögert, obwohl der Mitarbeiter es rechtzeitig gefordert hat. Berichtigte Zeugnisse tragen das Datum des ursprünglichen Zeugnisses – auch wenn die Korrektur auf Veranlassung des Gerichts erfolgte.

Das Zeugnis muss jemand unterschreiben, der innerhalb der betrieblichen Hierarchie erkennbar höher steht als der Zeugnisempfänger (BAG, 4.10.2005, 9 AZR 507/04). Dabei darf er sich nicht durch eine ungewöhnliche Unterschrift (z. B. überdimensioniert oder Kinderschrift) vom Zeugnisinhalt distanzieren (LAG Nürnberg, 29.7.2005, 4 Ta 153/05).

Übergeben oder zusenden?

Grundsätzlich müssen Sie das Zeugnis – wie alle Arbeitspapiere – bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Ihren Geschäftsräumen bereithalten, damit Ihr Mitarbeiter es abholen kann. Ist das Zeugnis dann noch nicht fertig­gestellt, müssen Sie es ihm auf eigene Kosten im Original zuschicken. Fax oder E-Mail genügen nicht. Sie müssen dem Mitarbeiter das Zeugnis auch dann aus­händigen, wenn Sie noch Forderungen gegen ihn haben.